“Hé Jeroen, wij gebruiken nu een groot boek om waarin we alle mensen opschrijven die bij ons een tennisbaan of squashbaan reserveren. Nu is het probleem dat we maar 1 boek hebben en diverse werkplekken, boven, beneden in het sportcafé. Daar moet toch iets voor zijn? Zou jij daar eens naar willen kijken?”

Met deze introductie begon de eigenaar van Sport- en Partycentrum De Dars zijn verhaal om het bedrijf efficiënter te laten werken. De Dars is een grote overdekte sportaccommodatie. Met zijn 5 tennisbanen, 3 squashbanen, sporthal, sauna, zonnebank, spinning-ruimte en 400m2 fitness ruimte een kanjer van een bedrijf. Niet meer heen en weer lopen. Geen frustraties meer als het telefonisch doorverbinden eens niet lukt.

Bart Schuffel, eigenaar van dit sportcomplex geeft aan dat aan de vorige methode een aantal nadelen zaten:

Nadelen papieren systeem:

• Veel geloop
• veel ruis
• Grote afleiding van werk

Voordelen papieren systeem:

• Het is simpel
• Er is een vaste plek (boek zat aan een ketting….)
• Iedereen weet hoe het werkt

In een poging wat meer de weten te komen over de randvoorwaarden heeft er een inventarisatie gesprek plaatsgevonden. De volgende uitgangspunten bleken daarbij heel belangrijk:

1. Applicatie dient beschikbaar te zijn op meerdere computers te weten
2. systeem moet hufter-proof zijn
3. tennis en squash is op andere tijden
4. er is sprake van abonnementen en losse verkoop
5. het moet mogelijk zijn om totaal overzicht te maken (rapportages)

De werkwijze van Fibonacci is simpel: wat er al is, moet je niet opnieuw willen maken. Hoewel van huis uit software ontwikkelaar, moet je het wiel niet opnieuw proberen uit te vinden. De afspraak tussen Fibonacci en de Dars was als volgt: Fibonacci kijkt naar een goede oplossing in de Open Source gemeenschap. Die werd na enkele uren gevonden: op basis van een open source pakket mrbs, geschikt voor het boeken van vergaderruimtes. De benodigde aanpassingen werden gemaakt, het systeem getest en in bedrijf genomen.

“Voor ons begint het seizoen in september. Het was voor ons belangrijk dat onze medewerkers even konden wennen aan het nieuwe systeem. Het blijft een computer….Maar het ging eigenlijk ongelooflijk goed”

Het reserveringssysteem werkt met behulp van de internetbrowser op de computer van de medewerker en een centrale server. De centrale server is volledig op open source producten gebouwd. Gekozen kan worden tussen volledig via internet of een server in huis. “Ik vond het wel een veilig idee, dat niemand bij mijn gegevens kan komen.”

Hier de tevreden gebruiker Bart Schuffel van de sportaccommodatie in Wervershoof: “Hufterproof en supersimpel, iedereen kan met dit systeem werken.” We hebben het in augustus 2004 in bedrijf genomen, ter vervanging van ons boek. In eerste instantie hielden we het boek ernaast, maar na twee weken zijn we daarmee gestopt. Iedereen bleek met het systeem te kunnen werken en het is continue beschikbaar. In feite hebben we 3 keer een storing gehad. 2 keer omdat de stroom wegviel op de server en 1 keer omdat een netwerkkabel na werkzaamheden was weggevallen.”

Het reserveringssysteem werkt in internet, intranet, met tientallen gebruikers tegelijkertijd, via vpn netwerken, meerdere installatietoepassingen zijn mogelijk.

• Tennishallen
• Sporthallen
• Tennisbanen
• Golfbanen
• Autoverhuurbedrijven
• Restaurants
• Rijscholen
• Afspraken, Kapper
• Reparaties
• Lesruimtes

Infrastructuur

• Internet
• Intranet
• Over vpn
• Als online dienst

Uitbreidingsmogelijkheden

• Klanten kunnen online boeken
• Koppeling meerdere filialen
• Koppeling pda/smartphone

Functionaliteit:

• Eenvoudige weergave
• Medewerkers melden zich aan door gebruikersnaam/wachtwoord
• Boekingen zijn op naam terug te vinden (wie heeft de boeking gemaakt)
• Overzichten per dag/week/maand
• Huidige dag heeft andere kleur
• Snelle datum selectie
• Meerdere combinaties mogelijk van ruimtes
• Iedere ruimte heeft eigen tijdslot
• Rapportages per maand, week, jaar
• Koppelingen/import in Excel mogelijk
• Backup via internet